ECサイトを運営していると、「納品書は必ず同梱しないといけないの？」「どんな内容を書けばいいの？」と疑問に思うことがありますよね。特に初めてネットショップを始める方にとって、納品書の扱いは悩ましいポイントです。
実は、納品書の発行は法的に義務ではありませんが、お客様の信頼を得るために多くのECサイトで発行されています。また、2024年の電子帳簿保存法改正により、電子データでの保存が義務化されるなど、納品書を取り巻く環境も変化しています。
本記事では、ECサイトにおける納品書の必要性から、記載すべき項目、無料テンプレート、各ECカートシステムでの自動作成方法、そしてペーパーレス化のメリットまで、2026年最新の情報を網羅的に解説します。
目次
- ECサイトに納品書は必要？法的義務と実務の現実
- 納品書の3つの役割とメリット
- 納品書に記載すべき5つの必須項目
- 納品書の作成方法【3つの選択肢】
- 主要ECサービス別の納品書作成方法
- ペーパーレス化のメリットとデメリット
- 電子帳簿保存法への対応【2024年改正】
- お客様に喜ばれる納品書にする5つのコツ
- まとめ：納品書で信頼を築き、業務効率も向上させよう
ECサイトに納品書は必要？法的義務と実務の現実
まず最初に、多くの方が気になる「納品書は本当に必要なのか？」という疑問にお答えします。
納品書の発行は法的義務ではない
結論から言うと、ECサイトにおいて納品書の発行は法的に義務ではありません。納品書がなくても取引自体は成立します。
法律で発行が義務付けられているのは、インボイス制度における適格請求書（インボイス）です。ただし、これは請求書であり、納品書とは異なります。
しかし実務では発行が一般的
法的義務はないものの、多くのECサイトで納品書を同梱するのが一般的です。その理由は以下の通りです。
- お客様の安心感：注文内容と届いた商品が一致していることを確認できる
- トラブル防止：「商品が足りない」「違うものが届いた」といったクレームを防げる
- 信頼性の向上：きちんとした納品書があることで、ショップの信頼度が上がる
- 経理処理：法人購入の場合、納品書が必要なケースが多い
納品書を省略できるケース
以下のような場合は、納品書を省略しても問題ないでしょう。
- 個人向けの小規模販売（ハンドメイド作品など）
- デジタルコンテンツ販売（ダウンロード商品）
- お客様から「納品書不要」の希望があった場合
- 完全ペーパーレス運営を掲げている場合（電子納品書で代替）
ただし、納品書を省略する場合でも、注文確認メールや発送完了メールで取引内容を明確に伝えることが重要です。
納品書の3つの役割とメリット
納品書を発行することで得られる具体的なメリットを見ていきましょう。
役割1：取引内容の証明
納品書は「いつ、何を、いくらで納品したか」を証明する書類です。購入者・販売者双方にとって、取引の記録として重要な役割を果たします。
- 後日のトラブル時に証拠として使える
- 確定申告や経理処理の資料になる
- 保証書代わりにもなる（購入日の証明）
役割2：商品確認のサポート
お客様が商品を受け取った際、納品書を見ながら内容物を確認できます。
- 「注文した商品が全て届いているか」を簡単にチェックできる
- 複数商品を購入した場合の確認漏れを防げる
- ギフト送付の場合、受取人が内容を把握できる
役割3：ブランディング・顧客体験の向上
納品書はお客様とのタッチポイントでもあります。工夫次第で顧客体験を向上させられます。
- 感謝のメッセージを添えることで印象が良くなる
- 次回使えるクーポンコードを記載して再購入を促進
- SNSやレビュー投稿のお願いを自然に伝えられる
- デザインにこだわることでブランドイメージを強化
納品書に記載すべき5つの必須項目
納品書に決まったフォーマットはありませんが、最低限記載すべき項目があります。
必須項目1：タイトル（「納品書」の記載）
この書類が納品書であることを明確にするため、「納品書」というタイトルを目立つ位置に記載します。
必須項目2：店舗情報（販売者情報）
特定商取引法に基づき、以下の情報を記載します。
- ショップ名（屋号・会社名）
- 運営者名（代表者名）
- 所在地（住所）
- 電話番号
- メールアドレス
必須項目3：購入者情報
- 購入者名（お届け先名）
- お届け先住所
※個人情報保護の観点から、住所は都道府県までの記載にするケースもあります。
必須項目4：受注日・出荷日
- 受注日（注文日）
- 出荷確定日（発送日）
- 納品書発行日
日付があることで、いつの取引かが明確になります。
必須項目5：取引内容の詳細
- 商品名：購入した商品の名称
- 数量：各商品の個数
- 単価：商品1点あたりの価格
- 小計：商品ごとの合計金額（単価×数量）
- 送料：配送料金
- 消費税：税額（軽減税率対象商品がある場合は区分）
- 合計金額：総額（税込）
あると便利な追加項目
- 注文番号：問い合わせ時にスムーズに対応できる
- 決済方法：クレジットカード・代引き・銀行振込など
- 備考欄：ギフト対応やメッセージなど
- 問い合わせ先：カスタマーサポートの連絡先
- 返品・交換ポリシー：簡潔に記載
納品書の作成方法【3つの選択肢】
納品書を作成する方法は大きく分けて3つあります。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
①無料テンプレートを使う
Excelやワード形式の無料テンプレートを使って、自分で入力・印刷する方法です。
メリット
- 完全無料で始められる
- デザインを自由にカスタマイズできる
- 特別なシステムやツールが不要
デメリット
- 注文ごとに手入力が必要で手間がかかる
- 入力ミスのリスクがある
- 受注件数が増えると作業が大変
おすすめの無料テンプレートサイト
- Bizocean：35,000種類以上のビジネステンプレート
- The Board：シンプルで使いやすい納品書テンプレート
- Microsoft Office：公式テンプレート集
- マネーフォワード クラウド：会計ソフトメーカー提供のテンプレート
こんな人におすすめ
月の受注件数が10件以下の小規模ショップ、ハンドメイド作家さんなど。コストを抑えたい初心者向けです。
②ECカートシステムの機能を使う
BASE、STORES、ShopifyなどのECカートシステムに標準搭載されている納品書機能を使う方法です。
メリット
- 注文データから自動で納品書を生成できる
- 入力ミスがなく正確
- 印刷ボタン一つで出力可能
- デザインテンプレートが用意されている
- 受注件数が多くても効率的に対応できる
デメリット
- カートシステムによっては有料プランが必要
- デザインのカスタマイズに制限がある場合も
- システムの仕様変更に左右される
こんな人におすすめ
月の受注件数が10件以上のショップ、業務効率を重視する方。すでにECカートシステムを使っているなら、最も効率的な方法です。
③専用アプリ・ツールを使う
納品書作成に特化した専用アプリやクラウドツールを使う方法です。
代表的なツール
- ship&co：配送ラベルと納品書を同時作成（月額980円～）
- DocMailer：納品書・領収書の自動作成・メール送信
- 楽楽明細：帳票の電子化・自動配信サービス
- Misoca：見積書・納品書・請求書の一元管理（弥生会計連携）
メリット
- 複数のECモールやカートシステムをまとめて管理できる
- 電子化・ペーパーレス化が簡単
- メール送信やダウンロード機能が充実
- 会計ソフトとの連携が可能
デメリット
- 月額費用がかかる
- ツールの使い方を覚える必要がある
こんな人におすすめ
複数のECモールに出店している事業者、ペーパーレス化を進めたい方、会計処理も効率化したい方向けです。
主要ECサービス別の納品書作成方法
人気のECカートシステムでの納品書作成方法をご紹介します。
BASE（ベイス）の納品書機能
BASEでは、無料プランでも納品書を自動作成できます。
- 管理画面の「注文管理」から納品書をPDF出力
- ショップロゴや挨拶文のカスタマイズが可能
- 「納品書ダウンロード App」で一括印刷も対応
- 購入者がマイページからダウンロードすることも可能
STORES（ストアーズ）の納品書機能
STORESも無料プランで納品書作成に対応しています。
- 注文詳細ページから納品書をPDF出力
- 一括ダウンロード機能あり（複数注文をまとめて印刷）
- デザインテンプレートが用意されている
- メッセージ欄に感謝の言葉やクーポンコードを記載可能
Shopify（ショッピファイ）の納品書機能
Shopifyでは、標準機能で納品書を作成できます。
- 注文画面から「納品書を印刷」を選択
- HTMLとLiquidコードでデザインをカスタマイズ可能
- 「Order Printer」アプリで高度なカスタマイズも
- 複数言語対応も可能
カラーミーショップの納品書機能
カラーミーショップでは、有料プランで納品書機能が利用できます。
- 受注管理画面から納品書をPDF出力
- レギュラープラン以上で利用可能
- デザインテンプレートあり
- ショップ独自のロゴや挨拶文を設定可能
Square（スクエア）の納品書機能
Squareオンラインビジネスでは、注文詳細から納品書を印刷できます。
- 無料で納品書機能を利用可能
- シンプルで分かりやすいデザイン
- 実店舗のPOSレジと連動可能
ペーパーレス化のメリットとデメリット
近年、納品書のペーパーレス化を進めるECサイトが増えています。メリットとデメリットを見ていきましょう。
ペーパーレス化のメリット
- コスト削減：用紙代・インク代・印刷時間の削減
- 環境配慮：SDGs・環境保護への取り組みとしてアピールできる
- 作業効率化：印刷・封入作業が不要になる
- 紛失防止：購入者がいつでもダウンロード・再発行できる
- 保管スペース不要：電子データで保存するため場所を取らない
ペーパーレス化のデメリット
- 顧客の不安：「納品書が入っていない」と不安に感じるお客様もいる
- 高齢者層には不便：デジタルに不慣れな方には使いづらい
- ギフト需要に不向き：贈り物の場合、受取人が金額を見られる可能性
- システム対応が必要：電子納品書の仕組みを構築する必要がある
ハイブリッド方式がおすすめ
「基本は電子納品書、希望者には紙の納品書も同梱」という選択制が理想的です。
- 注文時に「納品書同梱の有無」を選択できるようにする
- デフォルトは「不要」にしてコスト削減
- 電子納品書のダウンロードURLを発送完了メールに記載
- 環境配慮の取り組みを明記して理解を促進
電子帳簿保存法への対応【2024年改正】
2024年1月から、電子帳簿保存法における電子取引データの保存が完全義務化されました。ECサイト運営者も対応が必要です。
電子帳簿保存法とは
国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。メールで受け取った納品書PDF、クラウド上の納品書データなどは、電子データのまま保存する必要があります。
ECサイト運営者がすべきこと
- 電子取引データを電子保存
納品書をPDFで発行・受領した場合、そのデータを保存 - 検索機能の確保
日付・金額・取引先で検索できる状態にする - 改ざん防止措置
タイムスタンプの付与、または訂正削除の履歴が残るシステムを使用 - 保存期間の遵守
原則7年間の保存が必要
対応方法
多くのECカートシステムや会計ソフトは、電子帳簿保存法に対応した機能を提供しています。
- BASE、STORES、Shopifyなどは標準で対応
- 会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）と連携すれば自動対応
- 専用ツール（楽楽明細など）でまとめて管理
個人事業主・法人問わず対応が必要なので、早めに準備しましょう。
お客様に喜ばれる納品書にする5つのコツ
納品書を単なる事務書類ではなく、顧客体験を向上させるツールとして活用しましょう。
コツ1：感謝のメッセージを添える
「この度はご購入いただき、誠にありがとうございます」といった手書き風のメッセージがあると、お客様に好印象を与えます。
コツ2：次回使えるクーポンコードを記載
「次回10%OFFクーポン：THANKS10」など、リピート購入を促す仕掛けを入れましょう。
コツ3：商品の使い方や保管方法を記載
特にハンドメイド品や食品などは、お手入れ方法や賞味期限を記載すると親切です。
コツ4：SNSやレビュー投稿のお願い
「Instagramで #ショップ名 をつけて投稿してください！」など、口コミ拡散を自然に促せます。
コツ5：問い合わせ先を分かりやすく記載
トラブル時にすぐ連絡できるよう、電話番号・メールアドレスを大きく表示しましょう。
まとめ：納品書で信頼を築き、業務効率も向上させよう
本記事では、ECサイトにおける納品書の必要性から、作成方法、ペーパーレス化、電子帳簿保存法対応まで、2026年最新の情報を網羅的に解説しました。
重要ポイントのおさらい
- 納品書の発行は法的義務ではないが、顧客の信頼獲得に有効
- 記載必須項目：タイトル、店舗情報、購入者情報、日付、取引内容の5つ
- 作成方法：無料テンプレート、ECカート機能、専用アプリの3つから選択
- BASE、STORES、Shopifyなど主要ECサービスは納品書機能を標準搭載
- ペーパーレス化と紙納品書の選択制がおすすめ
- 2024年から電子帳簿保存法の完全義務化：電子データは電子保存が必要
- 納品書を顧客体験向上のツールとして活用しよう
最後に
納品書は、お客様との大切なコミュニケーションツールです。単なる事務作業と考えず、ブランディングやリピート購入促進の機会として活用することで、ECサイトの成長につながります。
また、業務効率化の観点からも、自分のショップの規模や運営スタイルに合った方法を選ぶことが重要です。小規模なら無料テンプレート、中規模以上ならECカートシステムの自動機能やペーパーレス化を検討しましょう。
適切な納品書運用で、お客様の信頼を得ながら、効率的なショップ運営を実現してください。
ネットショップ開設を検討している方へ
